В отличие от других мировых держав в России и на другом постсоветском пространстве до сих пор действует институт трудовых книжек. Хоть они и появились уже столетие назад, но никто не спешит их отменять. Однако с усовершенствованием документооборота дошел черед вносить изменения в эту сферу.
В России уже разрабатывают образец трудовой книжки электронного формата
Несмотря на то, что в средствах СМИ все чаще звучит об электронных трудовых книжках, на самом деле это не совсем то, что имеется в виду. Бумажный вариант документа останется, но работодателей обяжут вносить все данные из трудовой в специальный электронный реестр. Таким вот образом Минтруда планирует усилить контроль за соблюдением трудового законодательства и убрать некоторую зависимость работника от работодателя в вопросе незаконного удержания трудовой при увольнении.
Читайте также: В Японии составят черные списки компаний, нарушающих трудовое право
Министерство труда Российской Федерации поспешило обрадовать, что электронный кадровый документооборот запустится уже в следующем году. Сначала электронными станут трудовые книжки, а затем и другая кадровая документация.
Чтобы ускорить процедуру перевода кадрового делопроизводства в электронную плоскость Министерством труда России был подготовлен проект закона, который вносит соответствующие поправки в Трудовой кодекс. Проект закона уже опубликован на Едином веб-портале, предназначенном для обнародования проектов нормативных актов, и прошел процедуру общественных слушаний.
В соответствии с документом:
– процедура перевода в цифровой формат трудовых книжек стартует в 2019-м;
– работодателей обяжут, начиная с января 2020-го, отправлять в ПФР всю необходимую информацию в цифровом варианте для ведения реестра записей о трудовой деятельности;
– полный переход произойдет двумя года позже — в 2021-м. К этому моменту трудовые книжки в привычном для всех бумажном формате должны сохраняться только у той категории сотрудников, которые специально заявят о своем желании сохранить бумажный вариант книжки.
Бумажная кадровая документация будет храниться у работодателя на протяжении 3-х лет после увольнения работника. Это необходимо для того, чтобы при обнаружении ошибок вовремя вносить корректировки в реестр данных. Пока еще в нормативных актах не прописана ответственность работодателя за несвоевременную передачу данных или неправильное оформление сведений.
Базу сведений по е-книжкам будет формировать Пенсионный фонд РФ. Минтруд планирует, что уже на начало 2021-го г. порядка 1/3 россиян будут пользоваться именно е-трудовыми. Притом на протяжении первых 2 лет работодатели будут обновлять сведения каждый месяц, а с 2021-го — будут выполнять это в онлайн-режиме. К концу 2027-го на территории Российской Федерации должны быть полностью упразднены трудовые книжки на бумажных носителях.
Сколько нужно денег для перехода на электронные трудовые книжки?
Чтобы система хранения данных о трудовой деятельности и стаже всех работников заработала, необходимы бюджетные вливания. Минтруда уже подсчитало, во сколько обойдется реализация предложенного проекта. Так, в объяснительной записке к переданному на обсуждение документу указано, что с целью расширения информационной базы ПФР для сохранения информации о трудовой деятельности всех отечественных граждан необходимо будет 300 млн руб.
Данные средства должны быть изысканы в течение ближайших 3-х лет, а именно:
– в 2019-ом потребуется свыше 76-ти млн руб.;
– в 2020-ом — более 83-х млн руб.;
– ежегодно, начиная с 2021-го, еще почти 123 млн руб.
Читайте также: В России введут новый налоговый сбор
Как уже оговаривалось, перевод на новые трудовые будет пошаговым, власти не будут их внедрять сразу по всей территории Российской Федерации. Работодатели должны и дальше продолжать вести стандартный кадровый документооборот.
Правительство заверяет, что е-переход позволит уменьшить число ошибок, а самое главное — избежать фальсификаций. Расходы работодателей снизятся, причем как в материальном, так и административном плане. Весьма вероятно, что наряду с этим сократится и объем обязательной отчетности.
Будут ли введены электронные трудовые книжки в Украине?
В Украине, в отличие от страны-соседа, пока нет никакой конкретики, связанной с переводом кадровой документации в электронную форму. После громких заявлений, прозвучавших в 2017-м году о пилотном запуске программы по появлению электронных трудовых книжек, свежей информации так и не поступило.
Как и в России, здесь будут вести единый госреестр, но только в Украине это будет база данных о застрахованных в системе общеобязательного госстрахования лицах, в которую также будут добавлять сведения о должности работника. Трудовые книжки в бумажном формате потребуется хранить лишь тем, кто начал работать до реформы, произошедшей в 2000-м году.
Однако поныне никаких подвижек в реализации данного проекта не наблюдаются. Поданный в 2015-м на рассмотрение Верховной Рады законопроект так и не был допущен на голосование и не рассматривался комитетами. Проектом закона предусматривалось упрощение кадрового документооборота, в частности, путем полной отмены бланков трудовых книжек.
По состоянию на сегодня согласно ст. 48 КзОТ Украины трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. В соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых, утв. совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты № 58 от 29.07.1993, электронная форма ведения документа не предусмотрена.
Читайте также: Какая трудовая книжка лучше – электронная или бумажная?
Перевод кадрового делопроизводства в цифровой формат — важный шаг в осовременивании системы учета трудовой деятельности граждан в России и Украине. В России переход к электронным трудовым книжкам стартует в 2019-м, а к 2027-му будет завершен. В Украине реализация проекта заморожена.
